L’association, active depuis maintenant 33 ans, s’adresse aux francophones en proposant des activités, des services et des événements, afin de les aider à :

• S’adapter à un mode de vie différent et à une langue étrangère
• Résoudre les problèmes pratiques de la vie courante
• Rencontrer des francophones à Prague de toutes nationalités
• Profiter des richesses d’une autre culture

L’association fait partie du réseau FIAFE, Fédération Internationale des Accueils Français et Francophones d’Expatriés.

Prague Accueil fonctionne avec un Bureau, un Comité, des parrains et marraines de quartier et de nombreux bénévoles proposant des activités tout au long de l’année. Merci à tous !

Le Bureau est obligatoirement composé d’un(e) Président(e), d’un(e) Secrétaire et d’un(e) Tresorier(e), élus lors de l’Assemblée Générale Ordinaire.
L’association ne peut pas exister sans ces 3 postes.

Le Bureau est idéalement complété d’un(e) Vice-Président(e).

Le Bureau est l’organe d’administration et de gestion de l’association :
Il est en charge de l’agenda annuel de l’association (en fonction des agendas scolaires des écoles françaises, tchèques et internationales).
Il organise l’AGO et prend part à l’organisation des portes ouvertes de l’association (septembre) ;
En début de mandat, le Bureau établit et vote le budget prévisionnel et veille toute l’année au respect de celui-ci.

Les rôles et responsabilités de chaque poste :

Présidence
– Représente l’association dans tous les actes de la vie civile (événements officiels ou internes) et des relations extérieures (Consulat, IFP, CCFT, LFP, partenaires etc...)
– Etablit avec le Bureau le budget prévisionnel et l’agenda annuel de l’Association
– Veille à ce que l’association demeure ancrée dans le tissu social pragois, à l’écoute des expatriés ou tchèques francophones établis de longue date en Tchéquie qui sont des personnes ressources pour l’association et ses membres
– Se réunit au moins tous les deux mois avec les membres du Bureau et régulièrement avec les membres du Comité
– Veille à une bonne circulation de l’information entre les différentes équipes de l’Association.
– Présente le rapport moral et d’activités lors de l’Assemblée Générale
– Est en charge de la recherche et gestion des Sponsors

Secrétaire Général
– Seconde la présidence (en l’absence de vice-présidence)
– Envoie les convocations aux membres du bureau/comité et rédige les comptes-rendus de réunion
– Tient à jour le fichier contacts de l’association
– Prépare les convocations, les pouvoirs, les feuilles d’émargement et tous les documents nécessaires à la bonne tenue de l’AG
– Rédige les procès verbaux d’Assemblée Générale Ordinaire et Extraordinaire
– Se charge de la rédaction de la Newsletter hebdomadaire

Trésorier
– Tient les comptes et gère les finances en veillant à ce que l’association soit en conformité avec la fiscalité du pays
– Etablit le budget prévisionnel annuel avec les autres membres du Bureau
– Présente le bilan financier de l’année écoulée lors de l’AG
– Paie les factures de l’association
– Valide les inscriptions des membres ayant payé par virement bancaire.
– Vérifie et relance les factures impayées émises par l’association (publications internet payantes, évènements)

Le Comité est composé de plusieurs équipes :

Accueil
– Accueil des nouveaux membres par mail, téléphone, facebook ou autour d’un café
– Mise en relation des nouveaux adhérents avec leur marraine de quartier
– Organisation du café de rentrée en septembre
– Organisation des cafés mensuels chez les adhérents ou dans un café pragois
– Organisation des visites de quartier en septembre/octobre
– Gestion du fichier des adhérents (validation des inscriptions payées en espèces et relance des adhérents à échéance de leur cotisation
– Parrains et marraines de quartier aident à l’accueil des nouveaux arrivants, sont leur référent et un support dans leur nouveau lieu de vie

Activités
– Organise avec les membres du Bureau, la matinée Portes Ouvertes de l’association qui a lieu mi-septembre
– Vérifie que les personnes inscrites aux activités sont à jour de leur cotisation
– Répond aux questions des responsables d’activités
– Veille à ce que l’agenda des activités n’empiète pas sur le programme annuel de l’Association et inversement
– Veille à ce que la charte de l’adhérent soit respectée
– Mets à jour l’agenda Activités du site internet avec les dates communiquées par les bénévoles proposant des activités (de manière trimestrielle)

– Vous souhaitez animer une activité ? Manifestez-vous ! Que ce soit dans le domaine sportif, culturel, culinaire, les arts créatifs ou autre, tous les talents sont les bienvenus. Cette activité peut être hebdomadaire, mensuelle, bi-mensuelle, en semaine ou le week-end, c’est fonction de vos disponibilités et envies. Les possibilités sont infinies.

Caritatif
– Organisation du Marché de Noël de l’association (début décembre) en faveur d’une ou plusieurs associations caritatives (sélection du lieu, recherche d’exposants, recherche de bénévoles pour l’organisation du marché etc)
– Organisation d’autres actions telles que collectes de vêtements, de nourritures ou tout autre idée proposée par la nouvelle équipe

Communication
– En charge de la page Facebook et du compte Instagram de l’association
– En charge du contenu rédactionnel du site internet
– Rédaction d’articles de fond ou liés à l’actualité, relais de toute information pouvant intéresser nos membres
– Création des affiches et visuels pour nos événements
– Publication des annonces de nos membres sur le site internet

Visites Culturelles
– Élabore le planning et organise des visites culturelles au rythme d’une trentaine de visites annuelles en semaine et en week-end pour adultes et enfants
– Gère la mise en ligne de l’évènement (site internet et facebook) et les inscriptions des participants à l’évènement
– Recueille les paiements non faits en ligne en début de visite
– Mets en ligne quelques photos des visites sur la page facebook ou le site internet

– Peut aussi proposer et organiser des sorties théâtre, concerts, des visites d’exposition ou des conférences au grés des envies

Evènements
Les événement annuels sont :
– Pique-nique de rentrée (fin août/début septembre)
– Soirée Wine & Cheese (2 à 3 fois par an)
– Visite de la reconstitution de la Bataille d’Austerlitz (en décembre)
– Tournoi Rolans Pragos (fin mai/début juin)
– Soirée de rentrée ou de Printemps

– Recherche et sélection des lieux et intervenants pour chaque événement (en accord avec le Bureau et le budget)
– Gestion des réservations des lieux et intervenants (traiteur, baby-sitter, artistes ...)
– Gestion des inscriptions sur le site internet (membres et non-membres : tarif différentiel et paiement en ligne)
– Avec l’équipe communication, coordination des visuels de l’évènement et de l’agenda de la communication autour de l’évènement
– Avec l’équipe Trésorerie et Sponsors, gestion du budget de chacun de ces évènements

Cette liste est non exhaustive, l’équipe Evénementiel peut aussi organiser des soirées, tournoi de pétanque, pique-niques, barbecue etc...

Sponsors
– Sollicite anciens ou nouveaux partenaires pour le financement de certains évenements
– Recherche de partenaires souhaitant communiquer à travers le site internet de l’association et sa page Facebook (vente d’espace publicitaire, promotions accordées à nos membres, vouchers etc.)

Prague Réseau Entreprendre
– Accompagne les auto-entrepreneurs et porteurs de projets dans le lancement ou développement de leur activité
– Anime le Club mensuel - identifie et propose des formations
– Organise les ateliers-conférences mensuels en trouvant les experts intervenants
– Organise des apéros-networking (2 à 3 fois par an)

Nos statuts :