L’association

Qui sommes nous ?

Prague Accueil

Prague Accueil est une association à but non lucratif, apolitique, non confessionnelle, animée par des bénévoles, qui rassemble aujourd’hui 150 familles environ.

Qui sommes nous ?

L’association, active depuis plus de 25 ans, s’adresse aux francophones en proposant des activités, des services et des événements, afin de les aider à :

  • S’adapter à un mode de vie différent et à une langue étrangère
  • Résoudre les problèmes pratiques de la vie courante
  • Rencontrer des francophones à Prague de toutes nationalités
  • Profiter des richesses d’une autre culture

L’association fait partie du réseau FIAFE, Fédération Internationale des Accueils Français et francophones à l’Etranger.

Prague Accueil fonctionne avec un Bureau, un Comité, des parrains et marraines de quartier et de nombreux bénévoles proposant des activités tout au long de l’année. Merci à tous !

Le Bureau est obligatoirement composé d’un(e) Président(e), d’un(e) Secrétaire et d’un(e) Tresorier(e), élus lors de l’Assemblée Générale Ordinaire.
L’association ne peut pas exister sans ces 3 postes.

Le Bureau est idéalement complété d’un(e) Vice-Président(e).

Le Bureau est l’organe d’administration et de gestion de l’association :
Il est en charge de l’agenda annuel de l’association (en fonction des agendas scolaires des écoles françaises, tchèques et internationales).
Il organise l’AGO et prend part à l’organisation des portes ouvertes de l’association (septembre) ;
En début de mandat, le Bureau établit et vote le budget prévisionnel et veille toute l’année au respect de celui-ci.

Les rôles et responsabilités de chaque poste :

Présidence
- Représente l’association dans tous les actes de la vie civile (événements officiels ou internes) et des relations extérieures (Consulat, IFP, CCFT, LFP, partenaires etc...)
- Etablit avec le Bureau le budget prévisionnel et l’agenda annuel de l’Association
- Veille à ce que l’association demeure ancrée dans le tissu social pragois, à l’écoute des expatriés ou tchèques francophones établis de longue date en Tchéquie qui sont des personnes ressources pour l’association et ses membres
- Se réunit au moins tous les deux mois avec les membres du Bureau et régulièrement avec les membres du Comité
- Veille à une bonne circulation de l’information entre les différentes équipes de l’Association.
- Présente le rapport moral et d’activités lors de l’Assemblée Générale

Secrétaire Général
- Seconde la présidence (en l’absence de vice-présidence)
- Envoie les convocations aux membres du bureau/comité et rédige les comptes-rendus de réunion
- Tient à jour le fichier contacts de l’association
- Prépare les convocations, les pouvoirs, les feuilles d’émargement et tous les documents nécessaires à la bonne tenue de l’AG
- Rédige les procès verbaux d’Assemblée Générale Ordinaire et Extraordinaire

Trésorier
- Tient les comptes et gère les finances en veillant à ce que l’association soit en conformité avec la fiscalité du pays
- Etablit le budget prévisionnel annuel avec les autres membres du Bureau
- Présente le bilan financier de l’année écoulée lors de l’AG
- Paie les factures de l’association
- Valide les inscriptions des membres ayant payé par virement bancaire.
- Vérifie et relance les factures impayées émises par l’association (publications internet payantes, évènements)

Le Comité est composé de plusieurs équipes :

Accueil
- Accueil des nouveaux membres par mail, téléphone, facebook ou autour d’un café
- Mise en relation des nouveaux adhérents avec leur marraine de quartier
- Organisation du café de rentrée en septembre
- Organisation des cafés mensuels chez les adhérents ou dans un café pragois
- Organisation des visites de quartier en septembre/octobre
- Gestion du fichier des adhérents (validation des inscriptions payées en espèces et relance des adhérents à échéance de leur cotisation
- Parrains et marraines de quartier aident à l’accueil des nouveaux arrivants, sont leur référent et un support dans leur nouveau lieu de vie

Activités
- Organise avec les membres du Bureau, la matinée Portes Ouvertes de l’association qui a lieu mi-septembre
- Vérifie que les personnes inscrites aux activités sont à jour de leur cotisation
- Répond aux questions des responsables d’activités
- Veille à ce que l’agenda des activités n’empiète pas sur le programme annuel de l’Association et inversement
- Veille à ce que la charte de l’adhérent soit respectée
- Mets à jour l’agenda activité du site internet avec les dates communiquées par les bénévoles proposant des activités (de manière trimestrielle)

- Vous souhaitez animer une activité ? Manifestez-vous ! Que ce soit dans le domaine sportif, culturel, culinaire, les arts créatifs ou autre, tous les talents sont les bienvenus. Cette activité peut être hebdomadaire, mensuelle, bi-mensuelle, en semaine ou le week-end, c’est fonction de vos disponibilités et envies. Les possibilités sont infinies.

Caritatif
- Organisation du Marché de Noël de l’association (début décembre) en faveur d’une ou plusieurs associations caritatives (sélection du lieu, recherche d’exposants, recherche de bénévoles pour l’organisation du marché etc)
- Organisation d’autres actions telles que collectes de vêtements, de nourritures ou tout autre idée proposée par la nouvelle équipe

Communication
- En charge de la newsletter de l’association, de la page Facebook, du compte Twitter
- En charge du contenu rédactionnel du site internet
- Rédaction d’articles de fond ou liés à l’actualité, relais de toute information pouvant intéresser nos membres
- Création des affiches et visuels pour nos événements
- Publication des annonces de nos membres sur le site internet

Culture
- Avec Šárka Gandalovičová, notre conférencière depuis 25 ans, l’équipe Culture élabore le planning et organise les visites culturelles au rythme d’une trentaine de visites annuelles en semaine et en week-end pour adultes et enfants
- Gère la mise en ligne de l’évènement (site internet et facebook) et les inscriptions des participants à l’évènement
- Recueille les paiements non faits en ligne en début de visite
- Mets en ligne quelques photos des visites sur la page facebook ou le site internet

- Peut aussi proposer et organiser des sorties théâtre, concerts, des visites d’exposition ou des conférences au grés des envies

Evènements
Les événement annuels sont :
- Pique-nique de rentrée (fin août/début septembre)
- Brunch de la Saint Nicolas (en décembre)
- Visite de la reconstitution de la Bataille d’Austerlitz (en décembre un an sur 2)
- Tournoi Rolans Pragos (fin mai/début juin)

- Recherche et sélection des lieux et intervenants pour chaque événement (en accord avec le Bureau et le budget)
- Gestion des réservations des lieux et intervenants (traiteur, baby-sitter, artistes ...)
- Gestion des inscriptions sur le site internet (membres et non-membres : tarif différentiel et paiement en ligne)
- Avec l’équipe communication, coordination des visuels de l’évènement et de l’agenda de la communication autour de l’évènement
- Avec l’équipe Trésorerie et Sponsors, gestion du budget de chacun de ces évènements

Cette liste est non exhaustive, l’équipe Evénementiel peut aussi organiser des soirées, tournoi de pétanque, pique-niques, barbecue etc...

Sponsors
- Sollicite anciens ou nouveaux partenaires pour le financement de certains évenements
- Recherche de partenaires souhaitant communiquer à travers le site internet de l’association et sa page Facebook (vente d’espace publicitaire, promotions accordées à nos membres, vouchers etc.)

Nos statuts :

statut_prague_accueil_-_age_version_votee_par_age-2.pdf

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