Chers membres,
Nous nous sommes réunis avant-hier en Assemblée Générale Ordinaire (AGO).
Le rapport moral et d’activités a été présenté mais le rapport financier étant un rapport préliminaire, nous n’avons pas pu procéder aux votes d’approbation. Par ailleurs, il n’a pas été procédé au renouvellement des membres du bureau comme le prévoient les statuts.
En consultation avec la Secrétaire Générale et à la majorité des membres de l’actuel bureau, nous avons donc ajourné cette AGO qui est reportée à une date que nous vous communiquerons au plus vite et qui devra se tenir impérativement avant la fin de ce mois de juin 2019.
Lors de cette AGO il sera donc procédé à l’élection des membres du bureau, qui est le seul organe d’administration de l’Association. Je rappelle que tous les membres adhérents de l’Association et à jour de leur cotisation sont invités à participer aux AGO annuelles et disposent chacun d’une voix lors des votes définis par l’ordre du jour. Il est possible de voter par procuration (3 pouvoirs maximum délégués à un même membre, art.12)
L’Assemblée Générale élira le bureau (minimum 3 personnes, art.10) auxquels se sont à ce jour proposés :
Laurence AUQUE BOUCHEZ (visites culturelles),
Maud BENOIST (secrétariat),
Carole CRAMAN LECOMTE (présidence) ,
Béatrice GAUCCI (actions caritatives),
Elise MER (actions caritatives).
Conformément à l’article 10 des statuts de l’Association, le nouveau bureau élu choisira ensuite, et dans une deuxième temps, « en son sein, au scrutin secret : un(e) président(e), une vice président(e) (si besoin), un(e) secrétaire général(e) et un(e) trésorièr(e). Le mandat des membres élus du bureau est d’un an renouvelable 2 fois, le mandat du président(e) compris. À l’expiration de leurs mandats, les membres élus au bureau ne peuvent pas se représenter pour la même fonction pendant une durée de deux ans ».
Les membres du bureau ont une fonction d’administration de l’Association. Ils peuvent voter les décisions contrairement au comité que nous connaissons actuellement qui n’a qu’une fonction consultative et aucune existence légale dans les statuts actuels de l’Accueil francophone de Prague arrêtés au 16 avril 2015.
J’incite donc ceux qui le souhaitent à rejoindre le Bureau lors de cette prochaine AGO, ce qui ne vous oblige en rien à occuper les fonctions de présidence, secrétariat et trésorerie. Cela permettra aux membres actifs d’être associés à l’administration/aux décisions qui concernent l’Association.
Pour éviter toute confusion à l’avenir, il me semble opportun de vous informer que notre « Bureau » équivaut à un traditionnel « conseil d’administration » dans les statuts actuels de l’Association.
J’attire votre attention sur le fait que statutairement les membres actuels du comité ne font pas partie du bureau, ce qui pose un problème d’administration de l’association.
Puisque dans les faits et ce depuis de nombreuses années, les membres actuels du comité participent activement, à titre consultatif seulement, à l’administration de l’Association, je propose de corriger ce dysfonctionnement et que soit ajouté à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale la mise au vote suivant :
Les membres du comité, qui n’a jamais eu d’existence statutaire et qui se réunissait uniquement à titre consultatif, rejoignent le bureau de l’Association, seul et unique organe administrateur de l’Association conformément aux statuts. Le comité consultatif est donc supprimé.
A l’issue de ce vote, nous procéderons conformément à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale Ordinaire au renouvellement des membres du bureau de l’Association.
Conformément à l’article 12 des statuts de l’Association, "l’appel à candidature paraîtra sur la convocation de l’Assemblée Générale Ordinaire et se terminera 8 jours avant l’AGO".
Les obligations du Bureau sont les suivantes :
« Le bureau se réunit une fois au moins tous les deux mois sur convocation du Président(e). Le bureau dispose des pouvoirs d’administration et de gestion. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des présents ; en cas de partage, la voix du président(e) est prépondérante. Le vote par procuration est autorisé. Tout membre du bureau qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire ». « Le bureau est l’organe de réflexion et de gestion au quotidien de l’accueil ». Art. 10
Conformément à l’article 10 des statuts de l’association publié le 16 avril 2015, « L’association est dirigé par un bureau de 3 membres minimum : les membres du bureau, tous bénévoles et adhérents, sont élus par l’Assemblée générale ordinaire”.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter les statuts de l’association ci-joint ainsi que le dernier procès verbal de notre Assemblée générale ordinaire.
Bonne semaine à vous tous,
Marion ROMAN-HAUDUROY
Présidente
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